Wie plane ich meine Klassenfahrt?

Mit der Planung fängt alles an

• Euren Wunschtermin im Camp West unverbindlich reservieren – vier Wochen lang kostenfrei: Termin anfragen oder direkt Kontakt aufnehmen (Telefon +49 2681 8769160, E-Mail info@campwest.de).
• Wenn ihr möchtet: einen Besichtigungstermin im Camp West vereinbaren und wahrnehmen.
• In diesen vier Wochen …
  • Elternabend zur allgemeinen Information und zur Festlegung möglicher Ziele.
  • Vorbesprechung mit der Klasse.
  • Kostenvoranschlag für Bus oder Bahn einholen – die Busreise könnt ihr auch direkt über uns buchen. Das spart Zeit und Mühe.
  • Kalkulation vorbereiten (Bus, Essen, Unterkunft, Programme usw.) – oder ihr bucht unser Klassenfahrt-Paket zum Vorteilspreis. Da ist alles inklusive.
  • Klassenfahrt von der Schulleitung genehmigen lassen.

Verbindliche Buchung

• Verbindlich buchen: im Buchungsportal von Camp West alle Felder ausfüllen – E-Mail und Handynummer der Begleitperson, Schule, Ansprechperson, Alter.
• Anzahlung leisten (150 € an Camp West nach Erhalt der Rechnung).
• Zuschuss bei der Gemeinde oder beim Förderverein beantragen.
• Begleitpersonen suchen.
• Transportmittel bestätigen (z. B. bei Camp West).

Planungsphase I

• Freizeitgestaltung vorbereiten, falls ihr kein Klassenfahrt-Paket gebucht habt: eigene Aktionen planen und/oder unsere Programme dazubuchen.
• Serviceangebote (z. B. Stockbrot, Grillen) dazubuchen.
• Eltern informieren, dass sie die Dokumente ihrer Kinder (Reisepass/Kinderausweis, Krankenkarte, Impfausweis) auf Gültigkeit prüfen und bei Bedarf neu beantragen. Das gilt auch für die Aufsichtspersonen.

Planungsphase II

• Prüfen, ob die Zuschüsse genehmigt sind.
• Namenslisten der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler erstellen oder vom Sekretariat geben lassen – und abhaken, ob die Einverständnisse vorliegen.
• Einverständniserklärung zur Teilnahme an der Klassenfahrt und an den Programmen einholen.
• Informationen für die Eltern zusammenstellen (z. B. Telefonnummer und Anschrift von Camp West). Die Packliste könnt ihr bequem im Buchungsportal herunterladen.

Planungsphase III

• Regeln für Verhalten und Organisation festlegen – unsere Haus- und Camp-Regeln (Rauchen, Nachtruhe usw.) findet ihr in den AGB.
• Erste-Hilfe-Kasten zusammenstellen.
• Prüfen, ob alle Merkblätter und Erklärungen unterschrieben zurückgekommen sind.
• Letzte Möglichkeit, Serviceangebote bei Camp West zu buchen (z. B. bei Allergien).
• Letzte Buchungsmöglichkeit für Camp-West-Programme.
• An- und Abreisezeiten, Lebensmittelunverträglichkeiten, Personenzahl und Serviceangebote im Buchungsportal prüfen.

Koffer packen

• Teilnehmerzahlen im Buchungsportal anpassen.
• Letzte Buchungsmöglichkeit für Mahlzeiten bei Lebensmittelunverträglichkeiten.
• Hütteneinteilung vornehmen – die Vorlagen findet ihr unter Für Lehrkräfte.
• Eure Essenszeiten als Gruppe teilen wir euch im Buchungsportal mit.
• Erste-Hilfe-Set prüfen und für die Klassenfahrt bereitlegen – oder bei Camp West dazubuchen.
• Material für Programme und freie Spielzeiten zusammenstellen (Bälle, Frisbee, Springseil, Tischtennisschläger usw.). Eine Auswahl an Bällen findet ihr auch immer in der Leiterhütte.
• Wir senden euch einen Wochenüberblick der gebuchten Programme und Serviceangebote.

Anreisetag

• Auf das Busunternehmen warten.
• Busfahrt: Bei Verspätung (z. B. Stau) bitte Camp West Bescheid geben.
• Ankommen: Schlüsselübergabe, Rundgang durchs Camp West, Einweisung durch unser Team.
• Letzte Absprachen zum Programm, falls das Wetter nicht mitspielt.
• Hütten beziehen.
• Erste Mahlzeit, z. B. Mittagessen.

Abreise

• Feedbackbogen ausfüllen und abgeben.
• Ausgefüllten Meldeschein beim Camp-West-Team abgeben.
• Hütten und Gruppenraum besenrein hinterlassen.
• Alle Mülleimer leeren.

Die Rechnung kommt nach eurem Aufenthalt. Bitte bezahlt sie innerhalb von 20 Tagen.